Les conditions météorologiques hivernales peuvent avoir de nombreuses répercussions sur votre entreprise. Vos employés peuvent ne pas être en mesure de se rendre au travail et sont plus exposés aux accidents de voiture et aux blessures causées par le froid. Votre bâtiment devient également vulnérable aux dommages structurels sous le poids de la neige. Enfin, vous risquez de subir des pannes d'électricité généralisées qui interrompent vos activités.
Les tempêtes hivernales ont coûté aux États-Unis 2,1 milliards de dollars de pertes assurées en 2019. Selon d'autres estimations, les pertes économiques totales dues aux tempêtes hivernales s'élèveraient à plus de 8 milliards de dollars. Les tempêtes hivernales de 2020 et des années suivantes ont continué à faire des ravages dans les entreprises, où qu'elles se produisent.
Compte tenu de l'importance des enjeux, il est essentiel de savoir comment se préparer à une tempête hivernale avant qu'elle ne frappe. Voici sept mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour vous assurer que votre entreprise survivra à la prochaine tempête.
Identifiez les risques possibles lors d'une tempête hivernale et les conséquences potentielles pour l'entreprise. Ensuite, élaborez un plan pour chaque menace. Voici quelques-uns des dangers auxquels votre entreprise pourrait être confrontée lors d'une tempête hivernale :
Les prévisions des stations d'information locales et des applications météorologiques fournissent souvent des prévisions et des données contradictoires. Veillez à ce que vous et tous vos employés utilisiez des informations précises et fiables lorsque vous prenez des décisions en prévision d'une tempête hivernale. Le service météorologique national de la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) est une source d'information digne de confiance pendant les tempêtes hivernales et tout événement météorologique dangereux. Encouragez votre équipe à s'inscrire pour recevoir les alertes du service météorologique national local et assurez-vous que tout le monde utilise des données fiables. Vous pourrez ainsi vous préparer au mieux à la quantité de neige et aux conditions de température attendues.
Alors que vous vous préparez à la saison hivernale, rappelez à vos employés la terminologie associée aux tempêtes hivernales. La NOAA utilise plusieurs désignations, notamment
Votre entreprise a peut-être établi des politiques concernant chacun de ces avertissements. Si c'est le cas, informez votre équipe de ce qu'il faut faire et de ce à quoi il faut s'attendre lors de chaque émission. Par exemple, un avertissement de tempête hivernale peut inciter l'équipe chargée des installations à préparer les souffleuses à neige, les chasse-neige, les pelles, le sable et les fondants pour la glace.
Avant et pendant une urgence hivernale, il y a beaucoup à faire. Votre équipe devra effectuer des préparatifs spécifiques tels que tester le générateur, faire des réserves de fournitures d'urgence et planifier la fermeture des bureaux. Lorsque la tempête bat son plein, quelqu'un doit surveiller les conditions actuelles et les prévisions météorologiques. Une fois la tempête passée, quelqu'un devra déblayer le parking et les trottoirs. Pendant tout ce temps, quelqu'un doit jouer le rôle de commandement central, en communiquant les mises à jour à l'ensemble de l'équipe.
Qui sera responsable de quoi ? Attribuez les rôles et les responsabilités avant l'arrivée de la situation d'urgence. Ainsi, tout le monde sait déjà ce qu'il faut faire en cas de tempête et rien n'est laissé au hasard.
En cas de tempête hivernale, certains tiers peuvent déjà être chargés de certaines tâches. Passez en revue vos contrats avec des fournisseurs tels que les compagnies d'assurance, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires. Chaque contrat doit contenir des dispositions relatives aux intempéries hivernales et vous indiquer quelles sont vos responsabilités et celles des autres parties. Par exemple, certains propriétaires peuvent déneiger le parking et attendre de vous que vous déneigiez les marches de l'entrée principale.
C'est également le moment idéal pour identifier les tiers qui peuvent vous aider à faire face à différents scénarios. Rassemblez les coordonnées à jour de votre chauffagiste, de votre plombier, de votre propriétaire, du service d'incendie local et de votre agent d'assurance. Si vous ne l'avez pas encore fait, renseignez-vous sur les services de livraison d'urgence de Foster Fuels : Mission Critique. Nous sommes prêts à livrer du gaz de pétrole, du propane, du kérosène, du diesel, du biodiesel, de l'eau et d'autres liquides spécialisés partout dans le pays en cas d'urgence. Que vous ayez besoin de carburant pour générateurs ou de mazout pour vous aider à surmonter la tempête, nous pouvons être votre partenaire stratégique.
Vous devez savoir exactement ce que chaque tiers fournira lors d'un événement hivernal et prévoir de couvrir les autres tâches en interne. Au sein de votre propre équipe, de nombreux membres du personnel seront impliqués dans la gestion d'une situation d'urgence hivernale. Vos services des ressources humaines, des opérations d'urgence, des installations et des technologies de l'information joueront tous un rôle dans l'atténuation des risques, la communication et la réponse aux urgences pendant une tempête.
Documenter un plan pour toutes les responsabilités. Définissez des événements déclencheurs clairs, afin que chacun sache quand agir. Par exemple, votre équipe devrait disposer d'une date limite pour décider de fermer le bureau ou de demander aux employés de rentrer chez eux plus tôt. De cette façon, vous décidez à temps de prendre des mesures et vos employés savent à quel moment ils doivent s'attendre à ce que la décision soit prise.
Il peut être utile d'élaborer une liste de contrôle pour la préparation aux tempêtes hivernales et de charger quelqu'un de la superviser. Créez des sections avant, pendant et après la tempête.
Lors de phénomènes météorologiques hivernaux dangereux, les gens peuvent avoir besoin de s'abriter sur place pendant une période pouvant aller jusqu'à 72 heures. Si vous prévoyez de rester ouvert pendant une tempête, ou si vos employés et visiteurs sont susceptibles d'être sur place lorsque la tempête frappe, faites le plein de fournitures pour que tout le monde soit en sécurité. Votre kit de sécurité hivernale peut comprendre les éléments suivants :
Les entreprises disposant d'une flotte commerciale doivent conserver une trousse d'urgence dans chaque véhicule. Cette trousse peut s'avérer particulièrement utile si un travailleur se retrouve bloqué pendant une tempête. Remplissez chaque voiture avec :
Votre bâtiment lui-même aura également besoin de certaines ressources pour faire face à une tempête. Tout d'abord, votre équipe chargée des installations devra disposer d'un stock suffisant de sable, de sel de déneigement, de fondants et de pelles à neige. Préparez les souffleuses à neige ou les chasse-neige en remplissant les réservoirs de carburant et en testant l'équipement.
Avant qu'une tempête n'éclate, vérifiez que votre bâtiment est prêt. Comme toute tempête est susceptible de provoquer une coupure de courant, l'installation d'un éclairage de secours est une bonne idée pour assurer la sécurité des occupants du bâtiment. Installez également des parasurtenseurs pour protéger les équipements électroniques. Si vous disposez d'un groupe électrogène de secours, vérifiez qu'il fonctionne et prévoyez un plein de carburant si le réservoir est presque vide.
Effectuez les réparations et l'entretien réguliers de votre toiture tout au long de l'année. Si vous avez des besoins d'entretien en suspens, faites-le avant la saison des tempêtes d'hiver. Avant une tempête, évaluez votre toit et l'intégrité de sa structure. Ajoutez de l'isolant pour protéger votre plomberie du gel. Testez votre système de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), ainsi que l'éclairage, les détecteurs de fumée et les détecteurs de monoxyde de carbone.
Lors d'une tempête hivernale, vos employés, clients et visiteurs peuvent avoir besoin de s'abriter sur place. Établissez des lieux d'hébergement dans votre bâtiment et approvisionnez-les en fournitures d'urgence. Veillez à ce que vos abris soient suffisamment spacieux pour accueillir toutes les personnes susceptibles de se trouver dans votre entreprise pendant la tempête.
En préparant l'emplacement de l'abri, identifiez une source de chauffage de secours à utiliser en cas de panne de courant ou de défaillance du système de chauffage, de ventilation et de climatisation. Assurez-vous que les sources de chauffage ne seront utilisées que dans des pièces ventilées afin d'éviter l'accumulation de monoxyde de carbone. Gardez également un extincteur à proximité des chauffages d'appoint et des autres sources de chaleur de secours. Vos abris doivent également être équipés de détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone alimentés par des piles, ce qui leur permet de continuer à fonctionner en cas de panne de courant.
Si votre entreprise doit poursuivre ses activités pendant une tempête, préparez un plan de continuité des activités complet. En planifiant à l'avance, votre équipe saura quoi faire et comment agir en cas d'urgence, ce qui vous permettra de maintenir un taux de disponibilité de 100 % en cas de crise.
Déterminez les équipements et les opérations qui doivent rester fonctionnels tout au long de l'événement et de ses suites. Notez que les tempêtes hivernales entraînent souvent des coupures de courant. Tous les ordinateurs, équipements et processus nécessitant de l'électricité doivent être connectés à un générateur de secours. Si vous travaillez avec des équipements sensibles qui ne peuvent en aucun cas s'arrêter, tels que des équipements médicaux, vous pouvez également avoir besoin d'une alimentation électrique sans interruption. Si vous avez besoin d'aide pour vous préparer à une coupure de courant, renseignez-vous sur nos services d'étude de site et de conseil en continuité.
Une fois le plan établi, chacun doit connaître son rôle. Assurez-vous que les personnes chargées de pelleter la neige, de surveiller les conditions météorologiques et de communiquer avec l'équipe savent ce qui est prévu et quand. Apprenez à vos employés comment réagir en cas d'urgence hivernale avec l'aide de nos services de formation aux interventions d'urgence. Nous pouvons vous aider à réagir plus rapidement aux crises en vous inculquant des techniques et des stratégies adaptées aux besoins particuliers de votre entreprise.
N'oubliez pas que même les personnes qui ne jouent aucun rôle actif dans les interventions d'urgence en cas d'intempéries hivernales seront touchées par la tempête. Certains employés peuvent être amenés à travailler à domicile. D'autres devront effectuer des opérations critiques au bureau. D'autres encore peuvent avoir des tâches non essentielles qui ne peuvent pas être effectuées à distance. Ces employés doivent savoir ce que vous attendez d'eux. Si vous prévoyez de reporter des opérations ou de modifier l'emploi du temps d'une personne, assurez-vous que tous les employés sont au courant des changements.
Outre les rôles et les responsabilités, informez vos employés des risques et des dangers auxquels ils peuvent être exposés et de la manière de se protéger. Rappelez-leur les consignes de sécurité concernant les chauffages d'appoint, comme le fait de ne pas les utiliser avec une rallonge électrique. Veillez également à ce que les employés sachent quels appareils et équipements électroniques peuvent ou ne peuvent pas être utilisés lorsque le générateur de secours est en marche.
Après avoir partagé votre plan de lutte contre les tempêtes hivernales, gardez les lignes de communication ouvertes. Les tempêtes hivernales se développent rapidement. Une précipitation de 4 pouces prévue peut se transformer en 8 pouces ou même un pied de neige sans avertissement. Les employés et les personnes assumant des responsabilités clés devront être informés fréquemment de la situation.
Vous pouvez envisager un système de communication d'urgence qui vous permette de diffuser rapidement des mises à jour à l'ensemble de votre équipe. Cet outil vous permet de couvrir vos besoins et de vous assurer que chaque employé peut recevoir votre message même en cas de panne d'Internet ou de téléphone. Ces systèmes diffusent des informations critiques par le biais de messages textuels, d'appels téléphoniques et de courriers électroniques, offrant ainsi à chaque employé plusieurs moyens de recevoir des communications essentielles.
Un élément essentiel de tout plan de continuité des activités consiste à disposer de carburant pour votre groupe électrogène de secours et votre système de chauffage. Si vous tombez en panne au mauvais moment, vous devrez faire face à une autre urgence en plus de la tempête elle-même. Notre service inégalé de livraison de carburant en urgence garantit la livraison de carburant à tous nos clients sous contrat. Nous vous aidons à réduire les temps d'arrêt en alimentant votre groupe électrogène et votre système de chauffage, même lorsque les urgences hivernales font peser une charge supplémentaire sur les approvisionnements en carburant. Outre le carburant d'urgence, nous pouvons également fournir de nombreux services d'intervention d'urgence et de conseil.
Renseignez-vous sur les services d'urgence de Foster Fuels et contactez-nous pour en savoir plus sur la préparation de votre entreprise en cas de tempête.
