Guide pour préparer votre entreprise à une tempête hivernale

Les conditions météorologiques hivernales peuvent avoir de nombreuses répercussions sur votre entreprise. Vos employés peuvent ne pas être en mesure de se rendre au travail et sont plus exposés aux accidents de voiture et aux blessures causées par le froid. Votre bâtiment devient également vulnérable aux dommages structurels sous le poids de la neige. Enfin, vous risquez de subir des pannes d'électricité généralisées qui interrompent vos activités.

Les tempêtes hivernales ont coûté aux États-Unis 2,1 milliards de dollars de pertes assurées en 2019. Selon d'autres estimations, les pertes économiques totales dues aux tempêtes hivernales s'élèveraient à plus de 8 milliards de dollars. Les tempêtes hivernales de 2020 et des années suivantes ont continué à faire des ravages dans les entreprises, où qu'elles se produisent.

Compte tenu de l'importance des enjeux, il est essentiel de savoir comment se préparer à une tempête hivernale avant qu'elle ne frappe. Voici sept mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour vous assurer que votre entreprise survivra à la prochaine tempête.

1. Évaluer les risques

Identifiez les risques possibles lors d'une tempête hivernale et les conséquences potentielles pour l'entreprise. Ensuite, élaborez un plan pour chaque menace. Voici quelques-uns des dangers auxquels votre entreprise pourrait être confrontée lors d'une tempête hivernale :

Conditions de conduite dangereuses : La plupart des entreprises doivent se préoccuper du trajet de leurs employés entre leur domicile et leur lieu de travail pendant les tempêtes hivernales. Le risque est encore plus grand si le travail implique d'être sur la route, comme les livraisons ou les visites à domicile. Les bureaux ferment souvent pour assurer la sécurité de leurs employés, laissant leurs équipes travailler à domicile dans la mesure du possible.
Fermetures de routes : Si votre entreprise ne peut ou ne veut pas garder ses employés à la maison pendant une tempête et ses conséquences, ces derniers risquent d'avoir du mal à se rendre au travail malgré tout. Les fermetures de routes dues à des accidents peuvent bloquer des itinéraires entiers. Il se peut même qu'une route soit fermée juste devant le bureau, ce qui signifie que personne ne peut se rendre au parking.
Blessures dues à une chute ou à une glissade : Le verglas dans votre parking ou sur votre propriété est un danger qui peut avoir des conséquences juridiques. Un employé ou un visiteur peut poursuivre votre entreprise pour n'avoir pas pris en charge le déglaçage de votre propriété s'il provoque une chute ou une glissade. Si votre équipe est chargée de déglacer votre parking ou vos allées, envisagez de garder le bureau fermé jusqu'à ce que vous ayez eu le temps de sabler, de saler et de déglacer votre propriété.
Hypothermie et gelures : Si vos employés travaillent à l'extérieur, vous devez vous méfier du stress dû au froid. L'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) attend de vous que vous protégiez les travailleurs contre les risques reconnus tels que le stress dû au froid. Si votre équipe travaille à l'extérieur pendant les tempêtes, par exemple pour déblayer la neige, vous devez la former à l'identification et à la prévention du stress dû au froid. Prévoyez des aires de pause chaudes et d'autres aménagements pour atténuer ce risque.
Retards de vols : Les retards et les annulations de vols peuvent compromettre les voyages d'affaires prévus pendant les tempêtes hivernales. Ces risques peuvent vous affecter bien avant l'arrivée d'une tempête, ou même s'il y a une tempête ailleurs dans le pays. Lorsque vous voyagez pour le travail pendant la saison hivernale, prévoyez un hébergement sûr pour les employés dont le vol est annulé. Envisagez de reprogrammer les voyages lorsque la tempête risque d'avoir des répercussions sur les vols.
Retards et fermetures d'écoles : Les employés qui ont des enfants peuvent avoir besoin de prendre des congés pendant les tempêtes hivernales si le système scolaire local retarde ou annule les cours. Même si vous attendez de vos employés qu'ils travaillent pendant les intempéries, certains d'entre eux n'auront pas d'autre choix que de rester chez eux ou de rentrer tard pour s'occuper de leurs enfants. Envisagez de permettre à ces employés de travailler à domicile ou d'élaborer une politique officielle à ce sujet.
Dommages structurels : De fortes chutes de neige et une épaisse couche de glace peuvent mettre à rude épreuve le toit de votre bâtiment. Une tempête d'hiver peut provoquer n'importe quoi, d'une petite fuite à l'effondrement du toit. La meilleure façon d'éviter cela est d'entretenir votre toit tout au long de l'année et de continuer à surveiller son état avant et après les tempêtes.
Incendies de structures : L'utilisation accrue de chauffages d'appoint et de générateurs électriques, combinée à un air plus sec, rend les maisons et les bâtiments commerciaux vulnérables aux incendies. Sensibilisez vos employés à la sécurité incendie et fixez des règles strictes concernant l'utilisation de chauffages d'appoint et de bougies sur le lieu de travail.
Coupures d'électricité : L'un des plus grands dangers de toute tempête est le risque d'effondrement des lignes électriques et de coupures de courant. Les vents violents, la neige et le verglas peuvent faire tomber des arbres et des branches et causer des dégâts sur le réseau électrique local. Les entreprises qui doivent rester ouvertes pendant une tempête doivent également disposer d'un générateur de secours qui peut se mettre en marche en cas de panne de courant. En cas de panne de courant inattendue, si vous n'avez pas de générateur, vous devez assurer la sécurité de vos employés. Faites des réserves de matériel d'urgence comme des lampes de poche et des couvertures.

2. Sensibiliser les employés à la terminologie clé

Les prévisions des stations d'information locales et des applications météorologiques fournissent souvent des prévisions et des données contradictoires. Veillez à ce que vous et tous vos employés utilisiez des informations précises et fiables lorsque vous prenez des décisions en prévision d'une tempête hivernale. Le service météorologique national de la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) est une source d'information digne de confiance pendant les tempêtes hivernales et tout événement météorologique dangereux. Encouragez votre équipe à s'inscrire pour recevoir les alertes du service météorologique national local et assurez-vous que tout le monde utilise des données fiables. Vous pourrez ainsi vous préparer au mieux à la quantité de neige et aux conditions de température attendues.

Alors que vous vous préparez à la saison hivernale, rappelez à vos employés la terminologie associée aux tempêtes hivernales. La NOAA utilise plusieurs désignations, notamment

Avis de météo hivernale : Un avis de météo hivernale est l'avertissement le plus bas qu'une tempête hivernale puisse susciter. Il indique un désagrément important et des conditions glissantes qui pourraient avoir un impact sur les déplacements, mais ces conditions ne remplissent pas les critères d'un avertissement. Bien qu'il ne soit généralement pas nécessaire de prendre des mesures telles que la fermeture du bureau pendant un avis, vous pouvez vous attendre à ce que votre équipe soit confrontée à une circulation accrue et à des retards.
Veille de tempête hivernale : Une veille de tempête hivernale est généralement émise lorsque des conditions dangereuses sont possibles dans les 12 à 36 heures. Une veille de tempête hivernale indique aux entreprises et aux particuliers qu'ils doivent commencer à se préparer. Cela peut entraîner des préparatifs spécifiques tels que la vérification de tous les équipements d'urgence et la tenue d'une réunion pour décider de la fermeture du bureau.
Avis de tempête hivernale : Lorsqu'une veille se transforme en alerte, la tempête ne se produira que dans 12 à 24 heures. La probabilité que la tempête se produise est plus élevée et il faut s'attendre à des conditions sévères telles que de fortes chutes de neige ou une importante accumulation de glace. Lorsqu'un avertissement est en vigueur, il est conseillé de se mettre à l'abri.
Avertissement de blizzard : Lorsqu'un blizzard est prévu, des vents forts de plus de 35 milles à l'heure se combinent à la neige, ce qui réduit la visibilité à 1/4 de mille ou moins. Il faut également s'attendre à des congères profondes et à un refroidissement éolien dangereux.
Avis de tempête de verglas : Lors d'une tempête de verglas, la pluie verglaçante crée une dangereuse accumulation de glace. Bien que les critères varient d'un État à l'autre, l'alerte est généralement émise lorsqu'une accumulation de glace d'un demi-pouce est attendue.

Votre entreprise a peut-être établi des politiques concernant chacun de ces avertissements. Si c'est le cas, informez votre équipe de ce qu'il faut faire et de ce à quoi il faut s'attendre lors de chaque émission. Par exemple, un avertissement de tempête hivernale peut inciter l'équipe chargée des installations à préparer les souffleuses à neige, les chasse-neige, les pelles, le sable et les fondants pour la glace.

3. Déterminer les responsabilités

Avant et pendant une urgence hivernale, il y a beaucoup à faire. Votre équipe devra effectuer des préparatifs spécifiques tels que tester le générateur, faire des réserves de fournitures d'urgence et planifier la fermeture des bureaux. Lorsque la tempête bat son plein, quelqu'un doit surveiller les conditions actuelles et les prévisions météorologiques. Une fois la tempête passée, quelqu'un devra déblayer le parking et les trottoirs. Pendant tout ce temps, quelqu'un doit jouer le rôle de commandement central, en communiquant les mises à jour à l'ensemble de l'équipe.

Qui sera responsable de quoi ? Attribuez les rôles et les responsabilités avant l'arrivée de la situation d'urgence. Ainsi, tout le monde sait déjà ce qu'il faut faire en cas de tempête et rien n'est laissé au hasard.

En cas de tempête hivernale, certains tiers peuvent déjà être chargés de certaines tâches. Passez en revue vos contrats avec des fournisseurs tels que les compagnies d'assurance, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires. Chaque contrat doit contenir des dispositions relatives aux intempéries hivernales et vous indiquer quelles sont vos responsabilités et celles des autres parties. Par exemple, certains propriétaires peuvent déneiger le parking et attendre de vous que vous déneigiez les marches de l'entrée principale.

C'est également le moment idéal pour identifier les tiers qui peuvent vous aider à faire face à différents scénarios. Rassemblez les coordonnées à jour de votre chauffagiste, de votre plombier, de votre propriétaire, du service d'incendie local et de votre agent d'assurance. Si vous ne l'avez pas encore fait, renseignez-vous sur les services de livraison d'urgence de Foster Fuels : Mission Critique. Nous sommes prêts à livrer du gaz de pétrole, du propane, du kérosène, du diesel, du biodiesel, de l'eau et d'autres liquides spécialisés partout dans le pays en cas d'urgence. Que vous ayez besoin de carburant pour générateurs ou de mazout pour vous aider à surmonter la tempête, nous pouvons être votre partenaire stratégique.

Vous devez savoir exactement ce que chaque tiers fournira lors d'un événement hivernal et prévoir de couvrir les autres tâches en interne. Au sein de votre propre équipe, de nombreux membres du personnel seront impliqués dans la gestion d'une situation d'urgence hivernale. Vos services des ressources humaines, des opérations d'urgence, des installations et des technologies de l'information joueront tous un rôle dans l'atténuation des risques, la communication et la réponse aux urgences pendant une tempête.

Documenter un plan pour toutes les responsabilités. Définissez des événements déclencheurs clairs, afin que chacun sache quand agir. Par exemple, votre équipe devrait disposer d'une date limite pour décider de fermer le bureau ou de demander aux employés de rentrer chez eux plus tôt. De cette façon, vous décidez à temps de prendre des mesures et vos employés savent à quel moment ils doivent s'attendre à ce que la décision soit prise.

Il peut être utile d'élaborer une liste de contrôle pour la préparation aux tempêtes hivernales et de charger quelqu'un de la superviser. Créez des sections avant, pendant et après la tempête.

4. Préparez vos ressources d'urgence

Lors de phénomènes météorologiques hivernaux dangereux, les gens peuvent avoir besoin de s'abriter sur place pendant une période pouvant aller jusqu'à 72 heures. Si vous prévoyez de rester ouvert pendant une tempête, ou si vos employés et visiteurs sont susceptibles d'être sur place lorsque la tempête frappe, faites le plein de fournitures pour que tout le monde soit en sécurité. Votre kit de sécurité hivernale peut comprendre les éléments suivants :

Lampes de poche et piles de rechange
Une radio météorologique NOAA à piles
Médicaments en vente libre
Trousses de premiers secours
Nourriture et eau
Extincteurs
Sources de chaleur d'urgence
Chargeurs portables et batteries

Les entreprises disposant d'une flotte commerciale doivent conserver une trousse d'urgence dans chaque véhicule. Cette trousse peut s'avérer particulièrement utile si un travailleur se retrouve bloqué pendant une tempête. Remplissez chaque voiture avec :

Couvertures
Lampes de poche
Une corde de remorquage
Sable ou litière pour chat
Eau en bouteille et denrées alimentaires non périssables
Une pelle à neige, un grattoir pour voiture et une brosse
Un chargeur de téléphone portable et une banque d'énergie portable
Une roue de secours
Câbles de démarrage
Une trousse de premiers secours
Fusées de détresse

Votre bâtiment lui-même aura également besoin de certaines ressources pour faire face à une tempête. Tout d'abord, votre équipe chargée des installations devra disposer d'un stock suffisant de sable, de sel de déneigement, de fondants et de pelles à neige. Préparez les souffleuses à neige ou les chasse-neige en remplissant les réservoirs de carburant et en testant l'équipement.

Avant qu'une tempête n'éclate, vérifiez que votre bâtiment est prêt. Comme toute tempête est susceptible de provoquer une coupure de courant, l'installation d'un éclairage de secours est une bonne idée pour assurer la sécurité des occupants du bâtiment. Installez également des parasurtenseurs pour protéger les équipements électroniques. Si vous disposez d'un groupe électrogène de secours, vérifiez qu'il fonctionne et prévoyez un plein de carburant si le réservoir est presque vide.

Effectuez les réparations et l'entretien réguliers de votre toiture tout au long de l'année. Si vous avez des besoins d'entretien en suspens, faites-le avant la saison des tempêtes d'hiver. Avant une tempête, évaluez votre toit et l'intégrité de sa structure. Ajoutez de l'isolant pour protéger votre plomberie du gel. Testez votre système de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), ainsi que l'éclairage, les détecteurs de fumée et les détecteurs de monoxyde de carbone.

5. Déterminer l'emplacement des abris

Lors d'une tempête hivernale, vos employés, clients et visiteurs peuvent avoir besoin de s'abriter sur place. Établissez des lieux d'hébergement dans votre bâtiment et approvisionnez-les en fournitures d'urgence. Veillez à ce que vos abris soient suffisamment spacieux pour accueillir toutes les personnes susceptibles de se trouver dans votre entreprise pendant la tempête.

En préparant l'emplacement de l'abri, identifiez une source de chauffage de secours à utiliser en cas de panne de courant ou de défaillance du système de chauffage, de ventilation et de climatisation. Assurez-vous que les sources de chauffage ne seront utilisées que dans des pièces ventilées afin d'éviter l'accumulation de monoxyde de carbone. Gardez également un extincteur à proximité des chauffages d'appoint et des autres sources de chaleur de secours. Vos abris doivent également être équipés de détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone alimentés par des piles, ce qui leur permet de continuer à fonctionner en cas de panne de courant.

6. Créer un plan de continuité des activités

Si votre entreprise doit poursuivre ses activités pendant une tempête, préparez un plan de continuité des activités complet. En planifiant à l'avance, votre équipe saura quoi faire et comment agir en cas d'urgence, ce qui vous permettra de maintenir un taux de disponibilité de 100 % en cas de crise.

Déterminez les équipements et les opérations qui doivent rester fonctionnels tout au long de l'événement et de ses suites. Notez que les tempêtes hivernales entraînent souvent des coupures de courant. Tous les ordinateurs, équipements et processus nécessitant de l'électricité doivent être connectés à un générateur de secours. Si vous travaillez avec des équipements sensibles qui ne peuvent en aucun cas s'arrêter, tels que des équipements médicaux, vous pouvez également avoir besoin d'une alimentation électrique sans interruption. Si vous avez besoin d'aide pour vous préparer à une coupure de courant, renseignez-vous sur nos services d'étude de site et de conseil en continuité.

7. Partagez votre plan de lutte contre les tempêtes hivernales avec vos employés

Une fois le plan établi, chacun doit connaître son rôle. Assurez-vous que les personnes chargées de pelleter la neige, de surveiller les conditions météorologiques et de communiquer avec l'équipe savent ce qui est prévu et quand. Apprenez à vos employés comment réagir en cas d'urgence hivernale avec l'aide de nos services de formation aux interventions d'urgence. Nous pouvons vous aider à réagir plus rapidement aux crises en vous inculquant des techniques et des stratégies adaptées aux besoins particuliers de votre entreprise.

N'oubliez pas que même les personnes qui ne jouent aucun rôle actif dans les interventions d'urgence en cas d'intempéries hivernales seront touchées par la tempête. Certains employés peuvent être amenés à travailler à domicile. D'autres devront effectuer des opérations critiques au bureau. D'autres encore peuvent avoir des tâches non essentielles qui ne peuvent pas être effectuées à distance. Ces employés doivent savoir ce que vous attendez d'eux. Si vous prévoyez de reporter des opérations ou de modifier l'emploi du temps d'une personne, assurez-vous que tous les employés sont au courant des changements.

Outre les rôles et les responsabilités, informez vos employés des risques et des dangers auxquels ils peuvent être exposés et de la manière de se protéger. Rappelez-leur les consignes de sécurité concernant les chauffages d'appoint, comme le fait de ne pas les utiliser avec une rallonge électrique. Veillez également à ce que les employés sachent quels appareils et équipements électroniques peuvent ou ne peuvent pas être utilisés lorsque le générateur de secours est en marche.

Après avoir partagé votre plan de lutte contre les tempêtes hivernales, gardez les lignes de communication ouvertes. Les tempêtes hivernales se développent rapidement. Une précipitation de 4 pouces prévue peut se transformer en 8 pouces ou même un pied de neige sans avertissement. Les employés et les personnes assumant des responsabilités clés devront être informés fréquemment de la situation.

Vous pouvez envisager un système de communication d'urgence qui vous permette de diffuser rapidement des mises à jour à l'ensemble de votre équipe. Cet outil vous permet de couvrir vos besoins et de vous assurer que chaque employé peut recevoir votre message même en cas de panne d'Internet ou de téléphone. Ces systèmes diffusent des informations critiques par le biais de messages textuels, d'appels téléphoniques et de courriers électroniques, offrant ainsi à chaque employé plusieurs moyens de recevoir des communications essentielles.

Contacter Foster Fuels pour les services d'urgence

Un élément essentiel de tout plan de continuité des activités consiste à disposer de carburant pour votre groupe électrogène de secours et votre système de chauffage. Si vous tombez en panne au mauvais moment, vous devrez faire face à une autre urgence en plus de la tempête elle-même. Notre service inégalé de livraison de carburant en urgence garantit la livraison de carburant à tous nos clients sous contrat. Nous vous aidons à réduire les temps d'arrêt en alimentant votre groupe électrogène et votre système de chauffage, même lorsque les urgences hivernales font peser une charge supplémentaire sur les approvisionnements en carburant. Outre le carburant d'urgence, nous pouvons également fournir de nombreux services d'intervention d'urgence et de conseil.

Renseignez-vous sur les services d'urgence de Foster Fuels et contactez-nous pour en savoir plus sur la préparation de votre entreprise en cas de tempête.